Vanaf 25 mei 2018 geldt de Algemene Vorordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. De AVG bevat privacyregels met als belangrijkste doel uw Persoonsgegevens nóg beter te beschermen. Op basis daarvan hebben wij onze huidige Privacyverklaring aangepast.

Wat betekent dit voor u?
U deelt bepaalde Persoonsgegevens met ons zodat we u de best mogelijke vorm van de afgesproken dienstverlening kunnen bieden. Deze gegevens vertellen iets over u, of deze gegevens zijn op verschillende manieren in verband te brengen met u als persoon. In de vernieuwde Privacyverklaring staat uitgebreider omschreven hoe wij met uw Persoonsgegevens omgaan. U vindt bijvoorbeeld meer uitleg over hoe wij aan uw gegevens komen en welke door ons verwerkt worden. Uiteraard zijn uw persoonlijke gegevens bij ons in veilige handen.

Beginselen van de verwerking van uw Persoonsgegevens
We verwerken alleen Persoonsgegevens die u, uw werkgever, uw debiteur of crediteur, dan wel andere (officiële) instanties zoals de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel aan ons heeft verstrekt. Daarnaast worden ook de Persoonsgegevens die uit uw bezoek aan de website van ons kantoor kunnen worden herleid, verwerkt. De Persoonsgegevens die we verwerken zijn afhankelijk van de opdracht, maar we vragen u alleen om die gegevens beschikbaar te stellen die strikt noodzakelijk zijn om de afgesproken vorm van dienstverlening te kunnen garanderen.

Wij laten ons voor wat betreft de verwerking van deze gegevens uiteraard leiden door de beginselen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze beginselen worden bij de verwerking van Persoonsgegevens te allen tijde gerespecteerd en zijn:

• Rechtmatig, behoorlijk en transparant;
• Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden;
• Niet meer of langer dan noodzakelijk;
• Juist, actueel en vertrouwelijk;
• Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Er worden alleen Persoonsgegevens verwerkt voor specifiek vastgestelde doelen op basis van een rechtmatige grondslag. Deze doelen zijn:

• Klantacceptatie;
• Het uitvoeren van de afgesproken dienstverlening;
• Om informatie over de dienstverlening te kunnen geven;
• Communicatie in het kader van de dienstverlening.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw Persoonsgegevens is de entiteit Kantoor Venema B.V.. Wij zijn statutair gevestigd aan het Raadhuisplein 3, 9501 SZ Stadskanaal. Telefonisch kunt u ons bereiken via: 0599-671518 en per e-mail via info@venema-belastingadviseurs.nl.

Betrokkenen
Deze privacyverklaring geldt voor alle personen van wie we als verwerkings-verantwoordelijke Persoonsgegevens verwerken (ook wel de betrokkenen genoemd), met uitzondering van werknemers van Venema. Daarom geldt deze verklaring in ieder geval voor (medewerkers, van) klanten en onze (toe)leveranciers, (medewerkers, klanten en overige relaties van) potentiële klanten en onze overige relaties, bezoekers van de website, ontvangers van nieuwsbrieven of andere (commerciële e-mails) van Venema. En ook voormalig betrokkenen van de in de vorige zin genoemde groepen en categorieën.

Categorieën van Persoonsgegevens
We verwerken de volgende categorieën van Persoonsgegevens:

• contactgegevens, salarisgegevens, Persoonsgegevens in (financiële) administratie(s), (e-mail) correspondentie en andere Persoonsgegevens die nodig zijn om onze dienstverlening goed uit te kunnen voeren;
• contactgegevens die u ons in eerste instantie mondeling heeft verstrekt waaronder gegevens op visitekaartjes;
• contactgegevens en andere Persoonsgegevens ingevuld in het contactformulier op onze website;
• Persoonsgegevens verkregen via of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsbrieven, commerciële e-mails of daaraan gerelateerde technologieën zoals IP-nummer en uw surfgedrag op de website. Zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd;
• of u een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan u klikt;
• Persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen, zoals: Persoonsgegevens beschikbaar op openbare social media platforms zoals LinkedIn, Persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster en Persoonsgegevens beschikbaar op openbare (zakelijke) websites.

Wij erkennen onze verantwoordelijkheid om de gegevens die u ons toevertrouwt, te beveiligen. We gebruiken daarom verschillende technieken om uw gegevens te beschermen, waaronder beveiligde servers en firewalls (ingericht door onze Sub-verwerker, IT-Keuze).

Rechtsgrond
We verwerken Persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden (zoals opgesomd in de artikel 6 AVG):

• Toestemming: Als u toestemming heeft verleend mogen we uw Persoonsgegevens verwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toesturen van nieuwsbrieven indien u nog geen klant van ons bent. U heeft het recht om een eerder gegeven toestemming weer in te trekken.
• Overeenkomst waarbij u partij bent: Indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van administratie- of adviesdiensten, verwerken we deze Persoonsgegevens als – en voor zover – dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.
• Wettelijke verplichting: We zijn op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht bepaalde Persoonsgegevens te verwerken, bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort).
• Gerechtvaardigd belang: We mogen ook Persoonsgegevens verwerken als we (of een derde partij) daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Die verwerking mag vervolgens geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy.

Bewaartermijn
We bewaren uw Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de afgesproken dienstverlening. Hoe lang dat precies is, is in verschillende wetten vastgelegd en hangt af van het specifieke gegeven en de vorm van dienstverlening waarvoor uw gegevens verwerkt worden. Specifieke bewaartermijnen:

• Sollicitanten: We bewaren gegevens van sollicitanten maximaal drie (3) maanden. Mochten sollicitaties langer bewaard worden (maximaal een jaar), dan is dit overlegd / afgestemd met de sollicitant. We wensen zo min mogelijk Persoonsgegevens te ontvangen bij sollicitaties. Dit is ook vastgelegd in ons Intern Privacy Protocol. Met name geen: BSN, foto, kopie van legitimatiebewijs en nationaliteit etc.
• Offertes: We bewaren offertes maximaal een (1) jaar. Mochten offertes langer bewaard worden, zullen deze worden geanonimiseerd of worden gewijzigd naar een overzicht van dienst- en prijsafspraken.

Beveiliging
We nemen alle technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs van haar verwacht mogen worden om uw Persoonsgegevens te beveiligen. Uiteraard zijn deze maatregelen volledig in lijn met de geldende wet- en regelgeving en de huidige stand van de techniek.

Teneinde de veiligheid van u en onze medewerkers te garanderen is er zichtbaar een camera geplaatst in en rondom het kantoor. Aan de hand van deze camera kan, op afstand, in de gaten gehouden worden of er zich onveilige of niet gewenste situaties voordoen. Tevens kan middels deze camera diefstal worden gesignaleerd.

Bij indiensttreding worden nieuwe medewerkers gewezen op de regels en procedures binnen de organisatie, in het bijzonder aangaande de geldende beveiligingsregels en procedures. Er wordt regelmatig aandacht besteed aan het vergroten van het beveiligings- en privacy bewustzijn bij de medewerkers.

Delen
Uw Persoonsgegevens worden niet gedeeld, tenzij daar een wettelijke grondslag voor is. Bijvoorbeeld wanneer politie, justitie of toezichthouders op grond van de wet gegevens bij ons opvragen. Ook kan een rechter ons verplichten om gegevens te verstrekken of in te laten zien.

Soms verlenen we u een dienst in het kader van een gezamenlijke marketinginspanning met andere bedrijven. In dergelijke gevallen worden uw persoonlijke gegevens verstrekt aan deze bedrijven. Houd u er rekening mee dat deze bedrijven vaak hun eigen privacy beleid hebben met betrekking tot het gebruik van uw persoonlijke gegevens en dat dat beleid kan afwijken van onze privacyverklaring. Het is ook mogelijk dat deze websites, nieuwsbrieven of mailingen links naar andere websites bevatten. U dient het privacy beleid op die sites zorgvuldig te lezen; het kan afwijken van onze privacyverklaring.

Sub-verwerkers
Voor het kunnen uitvoeren van onze dienstverlening maken we gebruik van een aantal partners. Het is mogelijk dat uw Persoonsgegevens met uw toestemming bij één van deze partners zijn opgeslagen. Uiteraard hebben we met deze partners afspraken gemaakt hoe deze met uw Persoonsgegevens om dienen te gaan. Deze afspraken zijn in verwerkersovereenkomsten vastgelegd. Om welke en hoeveel partners het gaat is afhankelijk van de dienstverlening die we voor u uitvoeren, maar het gaat om partners in de volgende categorieën:

• Ontwerpen, onderhouden en verbeteren van IT-systemen en applicaties (IT-keuze en Microsoft)
• Infrastructure as a Service dienstverleners op het gebied van datacenters en dataopslag en datacommunicatie (IT-Keuze, G-Com, GB-Solutions, Rovecom en Microsoft);
• Software as a Service dienstverleners op het gebied van accountancy en financiële software zoals online boekhouddiensten en online salarisadministratie (Exact/Unit4).

Klachten & toezicht
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of we de Algemene Verordening Gegevensbescherming  naleven. Betrokkenen hebben het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit wanneer zij menen dat zijn of haar rechten zijn geschonden. De toezichthouder is in dat geval de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen en verzoeken om inzage, correctie en verwijdering van uw Persoonsgegevens
Mocht u informatie willen over de Persoonsgegevens die we van u verwerken, dan kunnen we deze informatie pas verstrekken als voldoende duidelijk is wie u bent (identificeren) en dat u ook daadwerkelijk de persoon bent die u zegt te zijn (authentiseren). Deze identificatie zal plaatsvinden op het kantoor in Stadskanaal.

Met betrekking tot uw Persoonsgegevens heeft u een aantal wettelijk bepaalde rechten:

• Recht op inzage in door ons van u vastgelegde Persoonsgegevens;
• Recht op beperking, door het indienen van een verzoek tot correctie of verwijdering van uw Persoonsgegevens;
• Recht om bezwaar te maken (verzet) tegen bepaalde wijze van gebruik van uw Persoonsgegevens;
• Recht op overdracht van de Persoonsgegevens (dataportibiliteit).

In bepaalde gevallen kan of moge we géén wijziging of verwijdering doorvoeren, bijvoorbeeld als dat in strijd is met wet- en regelgeving. Een verzoek tot inzage of correctie kan schriftelijk bij onze Privacy coördinator ingediend worden via onderstaand adres:

Kantoor Venema B.V.
t.a.v. Privacy coördinator
Raadhuisplein 3, 9501 SZ Stadskanaal
E-mail: privacy@venema-belastingadviseurs.nl

U krijgt van ons binnen vier weken een schriftelijke reactie op uw verzoek.

Toepassing
Deze privacyverklaring is van toepassing op Kantoor Venema B.V. en de aan haar op enig moment gelieerde vennootschappen.

Wijzigingen aan deze verklaring
We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen of bijwerken. U kunt zien wanneer dit voor het laatst bijgewerkt is aan de revisiedatum die aan het einde van de verklaring te vinden is. De wijzigingen en toevoegingen zijn van kracht vanaf de datum waarop ze zijn gepost. Het is daarom raadzaam om deze privacyverklaring van tijd tot tijd te bekijken om na te gaan of er relevante wijzigingen zijn opgenomen.

Laatste wijziging: woensdag 12 april 2023